Sökoptimering är inte bara en fråga för externa sajter. Också intranät kräver engagerade redaktörer som vill bli hittade.

Magnus Bråth tar upp den intressanta frågan om sökmotoroptimering för intranät (eller sökoptimering, som jag tycker är ett bättre ord). Tre av hans tips är grundläggande och bra: skriv bra titlar, bra rubriker och var beredd på att göra manuella förändringar av sökresultat om det behövs.

Särskilt det sistnämnda tipset är viktigt att understryka. Redaktionella tips — ”best bets” — är en metod som är klockren på intranät. Inte sällan finns det mycket information om det som är extra viktigt för organisationen. Produktinformation är ett typiskt exempel. Och i just situationer med mycket likartad information är livet svårast för en sökmotor. Just då kan också ett enkelt tips om den bästa sidan att utgå från vara djupt värdefullt.

Däremot är jag mindre övertygad om Magnus tips att tagga bilder. Jag skulle i stället peka på vikten av metataggen ”keywords”, det vill säga det dolda innehåll som Google tar liten eller ingen hänsyn till externt. Internt är sökmotorerna i princip alltid konfigurerade för att lägga relativt stor vikt vid innehållet i denna tagg — vid ”sökorden” som det brukar kallas.

Dessutom vill jag lägga till två ytterligare punkter:

• Viljan att bli hittad: Titta på snart sagt vilken Google-sökning som helst. Den kommer att toppas av sajter som vill vara där. Som (mer eller mindre) har ansträngt sig för att hamna där. Fråga dig sedan hur många gånger en lokal intranätredaktör frågat ”hur ska jag göra för att komma högre i intranätets sökmotor”? Det krävs alltså ett fokus på sökningar internt. Redaktörer som tänker på sina läsare, som funderar över ordval… allt det som ligger till grund för att exempelvis kunna skriva en bra titel.
• Rätt tekniska förutsättningar: Tråkigt, jag vet, men denna svårighet går inte att bortse från. Vad är intranätet? Är det innehållet i publiceringsverktyget? På filservern? I SharePoint-installationen? I SAP? I projektplatsen? All of the above? Allt för ofta är det vattentäta skott mellan dessa informationskällor/-typer, vilket i hög grad bidrar till känslan att ”på intranätet går det aldrig att hitta något”.

Från avdelningen för halvt cyniska reflektioner: Folk kommer alltid att ha åsikter om vad som är bra och användbart, men mot tillgänglighet vågar de inte argumentera. Så fokusera på tillgänglighet.

Mark Morrell står för reflektionen:

Well there are some improvements which are a matter of opinion.  What is usable to one person maybe very unusable to another.  They are subjective.

But accessibility is NOT subjective.  Either a site is accessible or not.  Also in most countries there is a legal requirement for web services (this includes intranets) to be accessible.

Egentligen är detta uppåt väggarna. Särskilt eftersom det inte finns någon garanti för att tillgänglighet och användbarhet i alla lägen ställer samma krav. En sajt, tjänst eller sida kan vara tillgänglig utan att vara användbar.

Men visst — det är inte teori vi sysslar med. Vi försöker få saker att hända. Rätt saker, helst. Kan ett tillgänglighetsargument göra diskussionen med utvecklare enklare, varför inte?

Google Wave kan man tycka vad man vill om. Men att det finns en poäng med realtidssamarbete är uppenbart och en ny lösning gör kanske steget enklare för de allra största organisationerna.

Hajpen kring Google Wave var enorm. Själv var jag bitter över att jag ”aldrig” fick en inbjudan — men när jag väl fick den försvann entusiasmen fort. Än så länge har jag inte hittat något perfekt användningsområde, måste jag säga.

Jag är inte ensam om skepsisen. Men det finns å andra sidan många som fastnat för tanken på en starkt kollaborativ tjänst där utbytet sker i realtid. När SAP nu erbjuder en liknande lösning öppnar sig också nya möjligheter.

SAP är ju starka hos de allra största. Med sina system för informationshantering, självservice och mycket annat är SAP själva infrastrukturen på många ställen. De har en trovärdighet som få andra (att användarna brukar svära över systemen är en annan diskussion…).

Samma intranät passar inte alla. Men mina behov är inte heller unika — jag delar dem nästan alltid med vissa kollegor. Så anpassning är nödvändigt men inte på individnivå. Och framförallt inte av individen själv.

Likt droppen som försöker urholka stenen tillåter jag mig att återkomma till denna frågeställning. Nu med hjälp av ThoughtFarmer som konstaterar att användare ändrar inte grundinställningarna på intranät. I varje fall inte i en utsträckning som gör funktionaliteten effektiv för hela organisationen.

…don’t let a vendor sell you their uberpersonalizable drag-and-drop customizable widget-laden portal software.

ThoughtFarmer jämför i artikeln med iGoogle, som ju är precis den där typen av överpersonaliserad sajt som du inte ska bygga intranät med.

Du kanske använder iGoogle eller liknande. Men just du — eller utvecklaren, internetfantasten, infochefens 18-åriga syskonbarn — är ingen bra måttstock. Kom ihåg: De flesta av oss ändrar inga inställningar. Inte på ett intranät. Lösningen är en annan.

This is where role-based personalization comes in, or audience segmentation. To deliver relevant content to each employee, the intranet manager needs to embark on a project to define the roles within the company, and then to define the content that needs delivered to each of those roles.

Ytterst handlar det, tror jag, om ansvarstagande. Personalisering är bara en lösning för den intranätansvarige som inte vill ta sitt.

Varför säger folk att de vill att sökmotorn ska fungera som Google? Den frågan ställde sig Västra Götalandsregionen inför arbetet med sin nyss beta-lanserade sökmotor. Svaret de kom fram till: snabbheten, begränsad fakta kring en enskild träff – men inte den enkla resultatsidan med bara 10 länkar.

Regionens grundkrav var att hitta en sökfunktion med bra prestanda där det var möjligt att fullt ut bestämma användargränssnittet. Valet föll på open source-lösningen Solr och idag är sökmotorn i drift på intranätet. Den kommer också att användas externt.

Men viktigare än tekniken var givetvis arbetet med att ta reda på vad användarna krävde av en sökmotor. Föga förvånande var svaret ”den ska vara som Google”, vilket alla som arbetat med en sökmotor de senaste åren har hört. Många gånger.

Snabbhet underskattad nytta

Kanske något mer förvånande var vilka slutsatser regionens projektgrupp drog. Jag pratade med Kristian Norling (LinkedIn, Twitter) på regionens IT-strategiska avdelning och han berättar så här om deras tolkning av Google-jämförelsen.

Man menar två saker. För det första ett sökresultat som är ganska komprimerat med begränsad metadata. Sen menar användarna också att sökmotorn ska vara snabb men det säger de aldrig spontant.

Just snabbheten blev alltså prioriterad. Västra Götalandsregionens sökmotor svarar på mellan 0,1-0,2 sekunder. En vanlig Google-sökning tar cirka 0,2 sekunder och det är nära den gräns som Jakob Nielsen menar att användaren uppfattar som ett omedelbart svar (0,1 sekunder).

Exempel på ämnessökning

Resultaten presenterar vi så likt Google som möjligt förutom att vi lägger till författaren. Det är relevant i en stor organisation. Sen fick behovsanalysen styra och den säger uttryckligen att man vill kunna filtrera bort innehåll som är irrelevant, säger Kristian Norling.

Kontext och person viktiga dimensioner

Den stora synliga skillnaden gentemot de sökmotorer vi vant oss vid är mycket riktigt de filter som erbjuds användaren. Det handlar om

• informationstyp
• var dokumentet finns
• var det passar in organisatoriskt
• vilken typ av källa det är
• senast ändrat
• vem som är författare
• vilket format det är publicerat i
• vilka nyckelord som skapats.

Exempel på personssökning

Författaren är alltså viktig, liksom andra personer. Den enda relevansjustering som regionen gjort av sökmotorns grundinställning är att de höjt betydelsen för personer.

Vi försöker i sökresultaten skapa kontexten Ämne > Person > Kontaktuppgifter, säger Kristian.

Metadata: Allt från kontrollerade begrepp till etiketter

Tidigare försök att strukturerat arbeta med metadata inom regionen har misslyckats. Det jobb som redaktörerna gjorde syntes aldrig för dem. Så även om det gav effekt rann arbetet ut i sanden.

Nu är målet att visa hur metadatan används för att därigenom stärka arbetet med det och ytterst förbättra sökresultaten. Men först måste innehållet gallras. Kristian Norling räknar med att hälften av innehållet kommer att tas bort och därefter påbörjas det verkliga arbetet med metadata.

Förutom den systemstyrda metadatan – där Dublin Core är minimum – har regionen kompletterat sökmotorn med en metadatatjänst. Den gör två saker:

• Analyserar textinnehållet, jämför det med en taxonomi och ger förslag på nyckelord som redaktören väljer från.
• Ger redaktören möjlighet att fritt lägga till nyckelord.

Dessutom kommer användarna, alltså inte bara redaktörerna, att få lägga till etiketter. Dessa kommer att jämföras med två listor. Om de finns i ”whitelist” publiceras de direkt, om de finns i ”blacklist” raderas de. De ord som faller mellan dessa två listor ska granskas manuellt innan de syns och ger effekt.

Detta ger oss möjlighet att sätta olika relevans på olika typer av ord. Vi kan till exempel sätta högre relevans på den kontrollerade begreppsvärlden än på användarnas etiketter – eller tvärtom, säger Kristian Norling.

En reflektion, som också är Kristians egen, är hur lite av arbetet som egentligen handlar om teknik. Snabbheten, visst, men i övrigt var det egentligen frihet att anpassa efter de egna kraven som var viktigast för regionen.

Apropå Västra Götalandsregionens val att skaffa en Open Source-sökmotor — de väljer ofta att arbeta med just öppen källkod och delar med sig av sitt arbete i samma anda.