Låt oss ta självklarheterna direkt. Själva termen ”Sveriges bästa intranät” utmanar den som är vetenskapligt lagd, och jag kan bara hålla med. Vilket intranät som verkligen är bäst har jag ingen aning om. Men jag tycker att det är värdefullt att jämföra intranät. Och gärna i form av en tävling som ger intranätteam en chans att känna sig berättigat stolta.

I år fyller det också ett bredare syfte när vi kan visa upp vinnarna och de därmed kan bidra till goda idéer för ditt intranät.

Så ta det för vad det är. En seriös och ambitiös bedömning av en grupp som sett sin beskärda del av intranät. I juryn har förutom jag också Kicki Strandh och Kristina Hermansson varit med. Kristina är ansvarig för förra årets vinnare, Lindex intranät. Vi har utgått från användbarhet, redaktionell kvalitet, hur intranätet upplevs av medarbetarna – kort sagt den nytta intranätet skapar.

Vinnaren: NCCs Starnet

NCCs Starnet är från 2008 i sin nuvarande version. Det ska vara ett stöd i det dagliga arbetet och innehållet anpassas i relativt hög grad för den enskilde. Dels genom segmentering på exempelvis roll och arbetsplats, dels genom egen anpassning. 50 % av alla medarbetare har personaliserat sin startsida.

Ur motiveringen

”En genomtänkt anpassning av och för de enskilda medarbetarna bidrar till att intranätet kommer nära vardagen. Möjligheterna till dialog och delning stärker denna känsla av närhet, utan att de sociala verktygen i sig blir ett självändamål.”

Startsida

Starnets startsida

Exempel på understartsida

Starnet: Min anställning

Hedersomnämnande: SJ

SJs intranät ska ”bidra till att utveckla SJ och driva företaget framåt mot vision och affärsmål.”

Ur motiveringen

”SJ väjer varken för svåra frågor eller den allra mest praktiska hjälpen. En exemplarisk redovisning av viktiga nyckeltal är ett exempel, formulär som i princip kan fyllas i direkt från tågen ett annat. Med en uppenbart hög redaktionell nivå och en stark vilja att skapa dialog kan SJ utan tvekan bli en vinnare inom kort.”

Startsida

Startsida för SJs intranät

VD-Chatt

Chatt på SJs intranät

Hedersomnämndande: Uppsala kommun

Syftet med Uppsala kommuns intranät (Insidan) är att underlätta det dagliga arbetet och bidra till ökad delaktighet. De sociala funktionerna ger möjlighet till delaktighet, dialog och kunskapsutbyte till exempel mellan medarbetare inom samma yrkesroll och inom olika delar av organisationen.

Ur motiveringen

”…för dess förmåga att hitta ett samspel mellan den enskilda medarbetaren och den stora, komplexa organisation som en kommun är. Uppsala kommun har identifierat och byggt in de olika nivåer av intressen och behov som en medarbetare har på ett tydligt sätt.”

Startsida (anpassad för en medarbetare)

Startsida på Uppsala kommuns intranät

Samarbetsrum

Samarbetsrum

Profilsida

Profilsida

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

I det första numret av Intranätserien är det fullt fokus på intranätets kanske viktigaste jobb — att lätt hjälpa människor att hitta kollegor. Svenska Spel visar hur de löst en del av behovet med en spännande realtidstjänst för intressematchning.

Idag startar jag något som ska bli en serie publikationer om intranätets viktigaste uppgifter, allt baserat på de omfattande behovsdata jag har tillgång till via mina och mina kollegors intranätprojekt.

Förhoppningen är att Intranätserien ska ge tips och exempel som underlättar vägen till allt mer nyttoskapande intranät, det som numera ofta kallas för ”den digitala arbetsplatsen”.

Först ut är ”Ditt intranäts viktigaste jobb: Hitta en kollega”.

Förutom åtta detaljerade punkter om vad en bra tjänst för personsök ska leverera, eller underlätta, berättar Svenska Spel hur de på sitt nya intranät valt att försöka matcha människor och intressen.

Svenska Spels tjänst för intressematchning på startsidan för intranätet "Hemmaplan".

Ambitionsnivån med serien är rimlig, kan vi säga. Någon eller några publikationer till planerar jag under året. Vi får se. Men håll koll på wpr.se/amnen/intranat/ så kommer du inte att missa något.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Lantmännen känner du säkert till. Det är ett stort företag (cirka 10 000 anställda) som ägs av svenska lantbrukare och finns i 22 länder. De sysslar med allt från djurfoder till korvbröd, bioenergi och traktorer.

Hyfsat differentierat, alltså.

Deras intranäthistoria liknar många andras. Vissa delar av koncernen var tidigt ute och hade affärskritiska avancerade intranät. Andra hade lägre ambitioner. Men framförallt arbetade alla med ”sitt eget” intranät.

Detta är något som har avgörande nackdelar (och nu pratar jag generellt, inte just om Lantmännen). Det minskar det strategiska handlingsutrymmet ur ett ledningsperspektiv och det riskerar att bli dyrt när hjulet uppfinns isolerat överallt. Allra viktigast, dock, så ger det fel fokus. Stuprörsintranäten utgår från organisationen, inte från medarbetaren.

Ett enda men ändå många intranät

Den resa dessa intranät har att göra handlar alltså inte om en kraftmätning mellan stora företags olika nivåer. Frågan är inte om bolag eller koncern är viktigast. Diskussionen gäller inte om det ena eller andra landet ska styra.

Medarbetaren är viktigast. Medarbetaren ska styra. Samtidigt ska intranätet stödja det som så många pratar om — att ”vi är ett företag”.

Slutsatsen är enkel och ändå så svår. Det krävs ett gemensamt intranät, oberoende av organisation men anpassat till den enskilde.

Denna förflyttning ställer i sig många krav. Design, förvaltning/governance… i stort sett alla aspekter av att utveckla och driva ett intranät berörs. Men min erfarenhet är att just strukturen blir en knäckfråga där många fastnar. Därför uppskattar jag att Lantmännen delar med sig av sin lösning. Inspireras av den, se vad som skulle fungera eller inte fungera hos er.

Lantmännens gemensamma struktur

Alla medarbetare möts av samma globala navigation. Innehållet på startsidan anpassas efter organisatorisk tillhörighet, geografisk placering och intressen men strukturen är alltså gemensam.

Lantmännens intranäts startsida med navigation

Vissa av menyvalen och innehållet de leder till är odramatiska. Det är inga större svårigheter att målgruppsanpassa Nyheter eller Om oss. Utmaningen ligger i Mitt arbete — där det dagliga stödet ska finnas.

Val av huvudstruktur för det egna arbetsfältet

I Mitt arbete har hela koncernen enats kring sju val, som alltså omfattar alla verksamheter. Första gången medarbetaren kom in fick hon välja sitt primära arbetsområde. Innehållet visas sedan förvalt varje gång hon går till intranätet, och meddelanden från det valda arbetsområdet visas på startsidan, men användaren har hela tiden tillgång också till de övriga.

Nivån under detta val är också gemensam. Den som väljer Varuflöde & anläggningar ser alltså samma undernivå oavsett var de arbetar. Därefter tar divisionerna över och bestämmer både struktur och innehåll.

– Vi ser att det eliminerar väldigt mycket dubbelarbete, säger Nina Frykman. Det har tagit mycket energi och kräver mycket samarbete. Innehållet får inte bli så generellt att det blir intetsägande på de gemensamma nivåerna. Men alla har enats och det har faktiskt gått över förväntan.

En av mina slutsatser efter många intranätprojekt är att det tar högst 5 minuter, typ, innan en intranätdiskussion i själva verket börjar handla om verksamhetsutveckling. Nina bekräftar det.

– Man kan säga att intranätet ligger längre fram än verksamheten, faktiskt. Detta har pressat på arbetet med våra gemensamma processer.

Tack Nina och Lantmännen för att ni bjuder på en inblick. I transparensens namn ska jag också säga att jag varit engagerad för behovsanalys och med den inledande strukturplaneringen. Så det gläder mig personligen att Lantmännen rott den första versionen i hamn!

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Intranetizen bjuder på en shootout för eller emot tanken på att ett intranät ska ha ett namn. Ganska underhållande men jag tycker att det är helt omöjligt att ta ställning till generellt. Den specifika organisationens tradition och kultur avgör, tror jag, om det är en god idé eller inte.

Dessutom är det inte så enkelt. Det är inte för eller emot och två tydliga alternativ. I förra veckan diskuterade jag saken med en kund som just går in i utvecklingsfasen för sitt nya intranät och vi kom fram till att det egentligen handlar om fyra alternativ.

Ren beskrivning

Någonting kommer folk att säga så ett namn har intranätet alltid. Inte sällan just ”intranätet”. Eller i ökande utsträckning ”Sharepoint”. Alternativet har fördelar. Varför krångla till det, liksom? Säg som det är. Nackdelen är att det blir väldigt operativt och tekniskt. Det är inte konstigt att en organisation som har ambitioner kring kultur- och varumärkesbyggande eller ett mer omfattande arbetsstöd känner sig obekväma med detta alternativ.

Utvecklad beskrivning

Detta är bubblaren just nu. Inte för att det är nytt. Intranät har länge kallats ”Företagswebben” eller ”Internwebben”, vilket ju ligger ganska nära den rena beskrivningen men tar den ett steg till. Det finns dock en pågående diskussion om att termer som dessa (inklusive ordet intranät) är så befläckade, närmast, att vi borde sluta använda dem.

På engelska är det begrepp som ”The Web Workplace” eller ”The Digital Workplace” som oftast dyker upp. Jag gillar tanken att beskrivande säga vad det är till för snarare än vad det är. Men på svenska är jag inte helt övertygad. Låter inte ”den digitala arbetsplatsen” lite töntigt?

Ytligt namn

Här hittar vi just Insidan. Och ett oändligt antal liknande namn: Connect, Infonet, vad-som-helst-Net, Gateway och så vidare. Detta är den enkla lösningen. Ett namn beslutas, kanske efter en namngivningstävling eller omröstning. Det blir vad det blir. Sen arbetas det in. Ofta är det kortare namn med färre stavelser än ”intranätet” och lite enklare, lite snabbare att säga.

Namnet upplevs som unikt och eget — att många intranät heter samma sak gör ju inget eftersom de flesta trots allt bara använder ett intranät. Det kräver ingen större kraft vid lanseringen och absolut inget upprätthållande arbete. Samtidigt kan man ju fråga sig hur stor skillnaden egentligen är gentemot beskrivningsalternativen? Är Inside mindre kallt och opersonligt än intranätet?

Namn med personlighet

Det finns intranät som inte bara får ett namn utan en hel personlighet. Ett av de mer välbeskrivna är Boris på staden Casey i Australien. Här kombineras namnet med en visualisering av en figur som sedan också finns med på intranätet (i deras fall till och med i nyhetsbilder). Jag har sett mindre ambitiösa varianter också där ett personnamn används för att ge lite mer känsla, lite mer närhet. Huruvida det fungerar går förstås alltid att diskutera.

Fördelen är just den potentiella närheten. Möjligheten att bära budskap på ett annorlunda och förhoppningsvis roligare sätt. Nackdelarna är två. För det första gäller det att kulturen är sådan att det går hem, och jag har sett många organisationer där ett sådant intranät skulle mötts av allt från oförstående blickar till hånskratt. För det andra kräver det mer jobb. Namnet behöver underhållas och det är givet att många undrar om det är värt det.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Med en röststark skara människor som kallar sig ”content strategists” är det klart att artikeln Is there such a thing as content strategy? skapar lite rabalder i den bubbla som är den globala diskussionen om webbinnehåll. Min vän och kollega Gerry spetsar som alltid argumenten.

I believe in the power of web content, particularly words. I have spent my career of nearly 18 years encouraging organizations to take content seriously. And what’s the most important thing I’ve learned? Don’t talk about content.

Diskussionen kan du kolla i originalartikeln och om du orkar söka på Twitter. Du kan utan tvekan fundera på om inte Gerry övertolkar ordet ”strategi” i sig (det tycker jag). Men poängen är glasklar.

To me the essence of strategy on the web is customer centricity. The Web is about the rise of customer power. Social media is just one example of that. Is the organization truly going to focus on and organize around the customer? That’s the key strategic question.

Bra konkluderat Gerry. Om det kostade någon en tånagel i svagt blå nyans så var det värt det.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Om du någonsin gjort tester — och det har du väl? — vet du att det går mycket fort att se mönster. 3-4 personer kan räcka för att du ska upptäcka ett problem som är genomgående på din webbplats eller ditt intranät. 10 personer ger dig ett stabilt underlag för att göra förändringar.

Med 4.000 tester finns det alltså en rejäl erfarenhetsbank att ösa ur. Netlife Researchs slutsats av alla dessa tester känner du igen, tror jag.

• Användarna är mindre intresserade än du tror. De använder sajten mindre än du vill, ingen blir så trött på din sajt som du.
• Användarna kan mindre än du tror.
• Sajter styrs med magkänsla, inte efter verksamhetsmål.
• Internpolitik dödar.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

V3 har pratat med LinkedIns chef i Europa, Ariel Eckstein.

”What we have seen is that people are on intranets because they have to be but are on LinkedIn because they want to be,” said Eckstein. ”They are spending more time on LinkedIn and less time on intranets.”

Sanningshalten i det påståendet kan vi naturligtvis starkt ifrågasätta. Jag kan lätt peka på några hundra personer jag träffat bara i år för vilka det inte stämmer — människor som använder intranät men inte alls finns på LinkedIn. Och det är möjligen värt att komma ihåg följande: Hur många hundra miljoner användare LinkedIn än har så är det fortfarande bara en minoritet av medarbetarna på ett företag som  använder tjänsten (åtminstone om vi bortser från webb-, media- och IT-företag).

Men med det sagt tycker jag ändå att tanken som V3 formulerar den är spännande.

LinkedIn may launch an intranet application for businesses, which would allow staff to collaborate with their colleagues on an internal network in a similar fashion to how they network with their contacts externally.

Det som gör idén intressant är förstås att LinkedIn redan ligger väldigt nära ett intranät. Infrastrukturen är på plats för ett professionellt utbyte på ett helt annat sätt än det är på till exempel Facebook. CV, skills och gamification-inslaget är några tydliga exempel. Facebook har dock fördelen att många företag där skulle kunna hitta i varje fall en majoritet av medarbetarna redan. Samtidigt är Facebook mycket mer utmanande, på olika sätt, än det väl använda men ganska anonyma LinkedIn.

Vad som inte framgår i citatet ovan är vad denna ”intranet application” egentligen är. Fristående? En modul kopplad till den existerande tjänsten som en slags utbyggd stängd grupp?

Om det är det första alternativet är idén inte alls spännande. Då blir det bara ytterligare en leverantör av intranät i molnet, vilket i sig kan vara intressant men knappast något som LinkedIn kan antas vara extra bra på. Om det är det andra alternativet, däremot, blir det riktigt intressant. Då står vi vid den där skärningspunkten mellan interna och externa kontakter som faktiskt kan bli värdefull. Punkten där det på sikt kan bli naturligt att bjuda in utomstående på valda delar av ”intranätet”.

Mycket av mitt arbete med intranät handlar om att bryta upp silos, att få mina kunder att fokusera på behovet och uppgiften. LinkedIn skulle kunna bidra till att bryta den största silon av dem alla — den mellan den egna organisationen och alla intressenter utanför den.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Yammer, den stora aktören kring interna mikrobloggar, försöker besvara frågan. Några enkla svar finns förstås inte. Men diskussionen är intressant. Inte minst om människor i din organisation skeptiskt, och ytligt betraktat berättigat, känner att tiden inte räcker till för en grej till.

Ställ dig som sändare dessa frågor, är slutsatsen:

• Vill du att någon ska agera?
• Är mottagarna väl definierade eller inte?
• Ska människor kunna hitta det senare?
• Är det privat eller publikt?

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Tidningen Chef beskriver den doktorsavhandling som Arie Riabacke skrivit om beslutsfattande och forskaren själv säger:

Den mänskliga förmågan att fatta vettiga beslut är ganska begränsad. Vi har svårt att hantera stora mängder information och har känslomässiga hang-ups på vissa saker. Vi är människor, helt enkelt.

Jag kan inte låta bli att koppla detta till min egen värld, det vill säga utveckling av webb och intranät, även om avhandlingen handlar om beslutsfattande generellt. Diskrepansen blir så tydlig för oss.

• Vi har till exempel i flera år vetat att intranätets absolut viktigaste uppgift är att erbjuda ett bra sätt att hitta och få kontakt med kollegor. Det är självklart inte allt ett intranät ska göra men det ska åtminstone göra just detta bra. Ändå är det klart vanligare att personsöket har avgörande brister än att det fungerar smärtfritt och enkelt.
• Vi har länge vetat att högerkolumnen är svag — ändå lägger vi viktiga grejer där.
• Vi vet att intranätet borde vara ett arbetsstöd och inte bara en informationskanal — ändå är sannolikheten stor att mycket av den tid som ägnas åt intranätet ägnas åt nyheterna.
• Vi vet att kunder struntar i hur vi är organiserade — ändå tvingar vi dem igenom en organisatorisk navigation. (Nåja, här har många trots allt bytt strategi).

Du kan säkert komma på fler exempel. Varför det blivit så här vet jag givetvis inte bortsett från den allmänmänskliga oförmågan. Men jag vet att vi har bättre möjligheter än de flesta andra beslutsfattare att hitta rätt väg. Vilka behov människor har kan du ta reda på, kvantitativt och säkerställt. Vad som fungerar eller inte fungerar på en sida kan mäta, på ett otal olika sätt. Var tiden bör läggas kan du någorlunda enkelt göra en trovärdig beräkning på.

Den som sköter webb och intranät har eller kan skaffa sig fakta som andra beslutsfattare bara kan drömma om.

Sen måste vi ju också ta ut svängarna. Vi måste våga och testa. Men gör det på rätt nivå. Chansa inte på en cool, interaktiv lunchmeny med möjlighet att rejta och spara recept när folk sliter håret för att hitta rätt mallar. Använd i stället all din kreativitet och magkänsla för att skapa världens bästa mallservice.

Tipstack till Helen Bolander!

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Ju mörkare färg, desto viktigare del av sidan. Högerkolumnen är svag.

Som sagt, detta är inga nyheter. Vi har sett i många ögonrörelsestudier att högerkolumnen i en traditionell trekolumndesign får väldigt mycket mindre uppmärksamhet än innehållet till vänster om den. Google bekräftar detta på sin sida med tips för dem som ska lägga AdWords-annonser på sin sajt.

Ändå hamnar där ofta helt avgörande beståndsdelar av servicen till läsaren.

Vi hittar blanketten som någon måste fylla i, länken till viktig fördjupning och kontaktuppgifterna… Eller ”hittar”, förresten. Det är ju precis det besökaren kanske inte gör. Det vi inte ser är svårt att hitta.

Så här borde det inte fortsätta. Det som är viktigt — som vem jag ska kontakta i just det ämne som sidan handlar om — bör finnas i kontexten. Mitt i smeten. Samma sak med blanketter och så vidare.

På sikt kan du självklart också fundera på om det finns andra sätt att bygga sidor än principen ”navigering > innehåll > runtomkring-grejer-jag-inte-annars-vet-var-jag-ska-lägga”.

Så. Nu fick jag det sagt — igen. Och om du läser detta på sajten noterar du en… trumvirvel… högerkolumn! Min tanke är dock att du aldrig där ska hitta något som faktiskt behövs för att sidan du är på ska bli begriplig eller fullständig (dessutom är här bara två kolumner).

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.