Hur får vi alla redaktörer att göra det de ska på sin del av intranätet? Det är en av de vanligaste frågorna som ställs kring intranät. Och på företaget Enbridge är svaret enkelt. Anställda utvärderas formellt på hur väl de sköter sitt ansvar.

Detta framgår av en av de intervjuer som Motiv8 Communications gjort med The gurus behind three of the world’s best intranets. Fråga mig inte vad omdömet ”bästa” baseras på men det är ändå intressant att ta del av deras erfarenheter.

Andrea Legault, Enbridge, om hur arbetet med och ansvar för intranätet har organiserats.

The site is governed by a steering committee, an operating committee responsible for the day-to-day operations of the site, and a content management team that includes the editor-in-chief, site managers, and content authors, approvers and owners. To instill greater accountability, many employees have this responsibility included as part of their yearly objective setting and performance process.

Frank O’Donnell, JPL, om att skapa ett intranät som gör rätt saker men inte mer.

We learned just how strongly employees feel about having an intranet that works for them and their need for speed, fast access, and good applications. The other big thing we learned is the importance of finding the right mix of information to put on the intranet – adding enough to meet the needs of the organization while avoiding information overload in the eyes of employees.

Christy Season, Scana, om sociala medier.

It only makes sense to use the tools if it’s driving a greater goal – for example, generating ideas around an important company initiative or providing employees with a way to find subject matter experts within the company to help on a project.

De e-handelssajter som säljer bäst har tydliga gemensamma kännetecken. Många är uppenbara — men att ge lägre priser än utlovat är knappast standard. IAllenkelhet har studerat framgångsrika webbshopar.

Med utgångspunkt från nielsenwires lista på e-handelssajter med högst konverteringsgrader reflekterar IAllenkelhet kring vad som är gemensamt för dem.

Vissa drag är basala, åtminstone teoretiskt (i praktiken är inte alla e-handlare bra på ens dessa grunder):

• Bra bilder
• Tydliga priser, inte minst totalpriser
• Lätt tillgänglig fraktinformation

Men det finns också ett kännetecken som är genialt när man ser det formulerat men som jag mycket sällan själv har haft förmånen att uppleva.

Kun positive overraskelser: på noen av sidene får man rabatter underveis, så prisen synker. De legger ikke på gebyrer underveis, men tvert i mot senker den.

Kolla genomgången i sin helhet på IAllenkelhet där du också får bra råd för optimering av köpprocesser.

Det har nu pratats ett tag om HTML5. Här ett snabbt tips för dig som icke-tekniker, kanske webbredaktör, kring vad uppståndelsen egentligen beror på.

Content Formula går begripligt igenom vad denna uppdatering av html rent praktiskt innebär. De pekar på fyra huvudsakliga förbättringar.

• Videouppspelning utan att något extra program behöver installeras.
• Vektorgrafik.
• Bakgrundsprocesser som gör webbplatser/webbapplikationer mer lika ett vanligt installerat program.
• Möjlighet att arbeta offline med webbapplikationer.

Kolla Content Formula för mer detaljer kring detta. Men låt mig citera deras slutsats som är kort och konkret (och som gäller först när människors vanligaste webbläsare klarar HTML5, vilket de inte gör idag).

If you want to reach the widest audience possible, including phones, then use HTML-5.

If your audience is tech-savvy and you don’t mind losing a few iPhone users, use Flash.

Allt förändras när de generationer som växt upp med nätet och digitala verktyg kommer ut i arbetslivet. Det är en vanlig uppfattning men kanske är det en klart överdriven förväntan.

På mina kurser hör jag ofta samma typ av påstående eller fråga: ”Jo, så använder vi ju nätet men visst kommer väl allt att förändras när de unga blir våra besökare?”. Oavsett om det är redaktörer för en myndighetssajt eller ett intranät så finns ibland känslan att allt ganska snart kommer att förändras.

Detta handlar alltså om diskussionen kring digital immigrants versus digital natives. Inte sällan har jag konstaterat att vi nog ska lära de små liven att också skicka CC till alla och envar… Jag är alltså inte helt övertygad om att vårt digitala beteende i första hand beror på hur tidigt i livet vi introducerades för de digitala verktygen.

Självklart påverkar det. Men inte så att ”alla” plötsligt skulle bli otroligt nätvana. Och åtminstone inte för alla typer av saker som webben används till.

The Economist ger sig i kast med samma frågeställning och lyfter fram seriösa invändningar mot tanken på digital natives. En universitetslärare är efter att länge ha använt nya medier i sin undervisning skeptisk.

…many of his incoming students have only a superficial familiarity with the digital tools that they use regularly, especially when it comes to the tools’ social and political potential. Only a small fraction of students may count as true digital natives, in other words. The rest are no better or worse at using technology than the rest of the population.

Och det gäller inte bara inom utbildning. Samma slutsats kan överföras till samhällsengagemang i stort.

…discussions about “digital citizens” run into the same problems as those about digital natives: there may simply be too much economic, geographic, and demographic disparity within this group to make meaningful generalisations.

Tack för tipset Daytona.

Totalt, allomfattande. Proaktivt och fokuserat på människor. Alltid närvarande. Det är några av de kännetecken som framtidens intranät kommer att ha enligt trendspaningarna på intranätkonferensen IntraTeam.

Två av världens mest kända intranätbetraktare — Martin White och James Robertson — har gett sin syn på hur intranäten kommer att utvecklas. Eller åtminstone vad de bör utvecklas till.

Tillsammans med andra diskussioner under konferensen går det att urskilja några övergripande förväntningar.

• Universell tillgång: Intranätet som sajt lär nog överleva. Men intranätet kommer att finnas ”överallt”, via mobila gränssnitt, sms, skärmar och så vidare. Inte helt nytt men heller inget som är särskilt utvecklat idag.
• Människor i centrum: Inte på det sätt vi oftast förhåller oss till denna dimension idag, det vill säga i termer av sociala medier, utan genom fokus på användbarhet och praktisk nytta.
• Vägen till allt medarbetarna behöver: En gammal hederlig diskussion som tycks få ny kraft. Du kanske kommer ihåg ”det digitala skrivbordet” och andra diskussioner från slutet av 90-talet. Det är samma diskussion — kanske med skillnaden att förståelsen för varför detta är viktigt har fördjupats. Kontextualisering och samordning av information/tjänster är också tydligare än förra gången det begav sig.
• Proaktiva intranät: Den mest spännande tanken. Intranätet borde inte bara vänta på att vi letar efter information eller vill fylla i en blankett. Det borde kunna räkna ut när vi behöver information eller tjänster. Denna förståelse går att dra ut ur systemen. Ett enkelt exempel är vad en nyanställd behöver men tanken kan drivas mot mer komplexa situationer.

James Robertson har ett bra sätt att beskriva sin syn på saken: The Enterprise Experience. Vilken är den upplevelse som medarbetarna ska få? Med detta synsätt blir det uppenbart att diskussioner om exempelvis systemintegration och situationsstyrt innehåll är helt centrala.

Men jag gillar också Martin Whites enklare, men samtidigt strategiska, inställning:

The business should see the intranet as responsive, proactive, helping to identify and manage risks, essential for decision support. Anything on an intranet that doesn’t support a decision shouldn’t be there.

Från intranätkonferensen IntraTeam: Det absolut viktigaste för ett intranät är att det löser medarbetarnas uppgifter. Låter dem göra sitt jobb smidigare och enklare. Det har jag påstått länge och statistik från Worldwide Intranet Challenge, WIC, bekräftar betydelsen.

WIC är en internationell benchmarking av intranät som ganska nyligen dragit igång. På IntraTeam berättar Andrew Wright om resultaten. Jag tänker inte återge dem i någon detalj. Men det är intressant att notera vad som betyder allra mest för de 11.000 människor som hittills gjort enkäten.

Viktigast av allt är att intranätet hjälper mig lösa mina arbetsuppgifter (”complete work tasks”).

Man kan göra det enkelt för sig och peka på HR-delen av intranätet eller självservicemodulen och säga ”det löser vi där”. Men det är en inte vad det handlar om, menar jag.

Att förstå hur du löser människors uppgifter är inte teknik eller enstaka tjänster — det är ett strategiskt förhållningssätt till allt innehåll och alla tjänster.

Jag har skrivit mer om detta i Ditt intranäts yttersta syfte.

Från intranätkonferensen IntraTeam: Hur du förvaltar intranätet påverkar allt. Alla svårigheter på ett intranät har, ytterst, koppling till hur intranätet styrs. Det menar Jane McConnell.

Tillbringar två dagar på IntraTeam i Köpenhamn. Kommer att ge lite ögonblicksbilder antingen här eller på Twitter.

Först ut var Jane McConnell, den av de internationella ”stjärnorna” på intranäthimlen som brukar imponera minst på mig. Hon argumenterar till exempel hårt för att byta ut begreppet intranät mot något nytt, vilket för mig är en totalt poänglös diskussion. Men hennes genomgång av olika intranätdimensioner var åtminstone tankeväckande.

Dimension 1: Valsen

Intranät brukade vara välkontrollerade, välorkestrerade, precis som en vals och dansarna följde musiken.

Detta är informationsavdelningens intranät — och måste idag kompletteras med att fler känner ägandeskap. Men det finns fortfarande ett behov av traditionell information uppifrån.

Dimension 2: Harmoni

intranätet för människor samma. De visar den stora bilden, vi vill ha en smidig upplevelse och känna oss hemma.

Varför händer inte detta i den utsträckning vi tror och vill? Janes svar, byggt på en stor undersökning hon gör årligen, är att människor arbetar i silos och en allt för kontrollerande kultur.

Igen handlar Janes lösning om förvaltning. Identifiera de stora besluten och vem som borde fatta dem.

Dimension 3: Nu kör vi!

Massor av energi och goda föresatser. Lokala initiativ överallt. Låt oss få det vi behöver nu!

En viktig fas, vi behöver initiativkraften. Problemet är fragmenteringen. Stora delar av innehållet och tjänsterna är inte ens möjliga att nå via intranätet. Metoden för att undvika detta är teoretiskt enkel: samarbeta med dem som äger processerna. Men Jane påpekar, vilket är oerhört viktigt, att risken är stor att användarna försvinner ur sikte. De blir en part för mycket i det samarbetet.

Dimension 4: Kontroll och internpolitik

Bara en väg till intranätet, vi äger den. Du måste följa reglerna och får inte leka utanför området.

Att förvalta ett intranät är en förhandling, eller borde vara det. Det behövs kontroll, man behöver ta hänsyn till internpolitik. Men det krävs också flexibilitet och sunt förnuft.

Jane återkommer till sin undersökning som visar, tycker hon, att intranätförvaltning är ett svagt område. Bara 35 procent har till exempel en styrkommitté som kan ta strategisk beslut. Bara drygt varannan chef är ansvarig för det intranätinnehåll som faktiskt tillhör chefens ansvarsområde.

Dimension 5: Befria intranätet

Ett nytt sätt att förhålla sig (”walk and talk”). Genvägar, ta sig fram bästa vägen. Tillsammans!

Så kommer de sociala medierna, mobilitet och de nyare aspekterna in i bilden. Men det är faktiskt endast 10 procent som har optimerat sina intranät för mobil tillgång och 40 procent — alldeles för lågt, tycker jag — som ger tillgång till sina intranät hemifrån.

Sociala användningar då? 45 procent har bloggar och wikis medan bara 20 procent har kommentarer. Här undrar jag om siffrorna är relevanta för svenska förhållanden. Spontant skulle jag säga att skillnaden är mindre. Janes rekommendation är dock viktig: hantera inte sociala medier som något annat än intranätet. De är intranätet, liksom mycket annat.

Dimension 6: Du

Rollen som intranätansvarig förändras när intranätet blir det normala sättet att jobba.

Vissa tror att rollen som ”intranet manager” försvinner. Andra ser den utvecklas till en mer strategisk roll, eller inkorporeras i en generell online-funktion. Ingen vet. Säkert kommer det att variera. Men jag låter ett av Janes sista påstående avsluta. Det säger allt om vad det egentligen handlar om — ett påstående som du vet att jag skriver under med alla pennor jag har.

Helping people do their jobs. NOW.

J. Boye pekar på fem ”trender” för intranät under året. Särskilt trendiga är de dock inte. Och kanske är det en poäng i sig.

Jag håller med Janus om samtliga av de fem utvecklingsspår han pekar på:

• Mätning
• Mobilitet
• Socialt
• Uppgiftsfokuserat
• Användbarhet

Själv är jag en stor del av min arbetstid engagerad för att skapa mer uppgiftsfokuserade intranät (genom mitt samarbete med Gerry McGovern).

Men det som slår mig är hur otrendiga trenderna egentligen är. Möjligen undantaget mobilitet och socialt, som kanske har en viss glamour kring sig. Annars handlar det om grunderna. Om att få jobbet gjort.

Vad skönt om vi äntligen hamnar där.

Finns det ord och formuleringar som är så dåliga att du borde förbjuda dem på din sajt? Ja, jag kommer åtminstone aldrig hälsa en besökare ”välkommen” eller be henne ”se vår film”.

Förbjuda är ett starkt ord och jag har inte vaknat en morgon och börjat förespråka censur. Men ändå. IMedia UK funderar kring vilka formuleringar som är så kantiga, klumpiga, amatörmässiga, löjliga att du helt enkelt borde strunta i dem.

Alla deras exempel är inte lika bra men följande kan jag skriva under på:

• Välkommen — tanken är kanske god men det är bättre att besökaren känner sig välkommen än att du säger att hon är det.
• Klicka här — detta skrev jag om nyligen
• Bibliotek/Resurser, och jag vill lägga till Verktyg — mer innehållslösa ord får man leta efter.
• Lösningar — säger ingenting, om du inte råkar vara i en kemisk bransch.

Kan vi komma på fler?

• Se vår film — jag vill inte se din film, livet är för kort. Däremot kanske en film kan hjälpa mig att göra det jag vill. Skriv då vilken nytta jag har av filmen.
• VD-brev — en utvecklad form av hybris. Skulle besökarna snällt läsa för att högste chefen behagar tala? Nej, du behöver hitta andra sätt att få fram det förhoppningsvis viktiga som VD vill förmedla.
• Förändring — en bubblare i valtider. Har du inget bättre att säga än att saker borde vara annorlunda, var tyst. Men prata gärna om vad det annorlunda, ändrade innebär för mig.

Det är naturligt att tänka ”publicistiska processer” när du tänker intranät. Men det leder lätt fel. Fel saker premieras, fel beslut tas kring hur medarbetarna ska använda intranätet.

Vad får en publicist att känna sig nöjd? Säkert mycket men garanterat publiceringen i sig. Jobbet är gjort när innehållet är ”utlagt”, det vill säga publicerat.

Problemet är att ingenting är uppnått på ett intranät för att saker och ting ligger där. Inget är uppnått ens när innehållet konsumeras. Verklig nytta uppstår först när innehållet gett de önskade effekterna. Intranätteamet kan därmed göra större nytta under en arbetsdag genom att ta bort, minska eller ändra innehåll än vad de gör genom att publicera.

Detta brukar jag tjata om så fort jag får chansen. Tar tillfället i akt och gör det även idag när Step Two Designs skriver om åtta vanliga misstag i arbetet med intranät. Alla åtta misstagen är intressanta att diskutera men jag fortsätter med publiceringstanken.

This ‘publisher-centric’ approach to intranets is widespread and corrosive. It means that staff have to know who owns the content before they can find it, one of the most common frustrations for users, particularly in large and complex organisations.

Precis så ser det ju faktiskt ut på många intranät. Det är redaktörernas ansvarsområden som bestämmer intranätets struktur, inte medarbetarnas behov. Galet förstås. Och lösningen är åtminstone principiellt väldigt enkel. Jag kan bara hålla med om Step Two Designs slutsats.

The challenge for intranet designers is to move the site towards a ‘user-centric’ approach, where content and functionality is delivered in a way that will be easily understood by staff. This requires a clear vision, excellent training and support for content owners, and ongoing change management.