Två av världens mest kända intranätbetraktare — Martin White och James Robertson — har gett sin syn på hur intranäten kommer att utvecklas. Eller åtminstone vad de bör utvecklas till.

Tillsammans med andra diskussioner under konferensen går det att urskilja några övergripande förväntningar.

• Universell tillgång: Intranätet som sajt lär nog överleva. Men intranätet kommer att finnas ”överallt”, via mobila gränssnitt, sms, skärmar och så vidare. Inte helt nytt men heller inget som är särskilt utvecklat idag.
• Människor i centrum: Inte på det sätt vi oftast förhåller oss till denna dimension idag, det vill säga i termer av sociala medier, utan genom fokus på användbarhet och praktisk nytta.
• Vägen till allt medarbetarna behöver: En gammal hederlig diskussion som tycks få ny kraft. Du kanske kommer ihåg ”det digitala skrivbordet” och andra diskussioner från slutet av 90-talet. Det är samma diskussion — kanske med skillnaden att förståelsen för varför detta är viktigt har fördjupats. Kontextualisering och samordning av information/tjänster är också tydligare än förra gången det begav sig.
• Proaktiva intranät: Den mest spännande tanken. Intranätet borde inte bara vänta på att vi letar efter information eller vill fylla i en blankett. Det borde kunna räkna ut när vi behöver information eller tjänster. Denna förståelse går att dra ut ur systemen. Ett enkelt exempel är vad en nyanställd behöver men tanken kan drivas mot mer komplexa situationer.

James Robertson har ett bra sätt att beskriva sin syn på saken: The Enterprise Experience. Vilken är den upplevelse som medarbetarna ska få? Med detta synsätt blir det uppenbart att diskussioner om exempelvis systemintegration och situationsstyrt innehåll är helt centrala.

Men jag gillar också Martin Whites enklare, men samtidigt strategiska, inställning:

The business should see the intranet as responsive, proactive, helping to identify and manage risks, essential for decision support. Anything on an intranet that doesn’t support a decision shouldn’t be there.

WIC är en internationell benchmarking av intranät som ganska nyligen dragit igång. På IntraTeam berättar Andrew Wright om resultaten. Jag tänker inte återge dem i någon detalj. Men det är intressant att notera vad som betyder allra mest för de 11.000 människor som hittills gjort enkäten.

Viktigast av allt är att intranätet hjälper mig lösa mina arbetsuppgifter (”complete work tasks”).

Man kan göra det enkelt för sig och peka på HR-delen av intranätet eller självservicemodulen och säga ”det löser vi där”. Men det är en inte vad det handlar om, menar jag.

Att förstå hur du löser människors uppgifter är inte teknik eller enstaka tjänster — det är ett strategiskt förhållningssätt till allt innehåll och alla tjänster.

Jag har skrivit mer om detta i Ditt intranäts yttersta syfte.

Tillbringar två dagar på IntraTeam i Köpenhamn. Kommer att ge lite ögonblicksbilder antingen här eller på Twitter.

Först ut var Jane McConnell, den av de internationella ”stjärnorna” på intranäthimlen som brukar imponera minst på mig. Hon argumenterar till exempel hårt för att byta ut begreppet intranät mot något nytt, vilket för mig är en totalt poänglös diskussion. Men hennes genomgång av olika intranätdimensioner var åtminstone tankeväckande.

Dimension 1: Valsen

Intranät brukade vara välkontrollerade, välorkestrerade, precis som en vals och dansarna följde musiken.

Detta är informationsavdelningens intranät — och måste idag kompletteras med att fler känner ägandeskap. Men det finns fortfarande ett behov av traditionell information uppifrån.

Dimension 2: Harmoni

intranätet för människor samma. De visar den stora bilden, vi vill ha en smidig upplevelse och känna oss hemma.

Varför händer inte detta i den utsträckning vi tror och vill? Janes svar, byggt på en stor undersökning hon gör årligen, är att människor arbetar i silos och en allt för kontrollerande kultur.

Igen handlar Janes lösning om förvaltning. Identifiera de stora besluten och vem som borde fatta dem.

Dimension 3: Nu kör vi!

Massor av energi och goda föresatser. Lokala initiativ överallt. Låt oss få det vi behöver nu!

En viktig fas, vi behöver initiativkraften. Problemet är fragmenteringen. Stora delar av innehållet och tjänsterna är inte ens möjliga att nå via intranätet. Metoden för att undvika detta är teoretiskt enkel: samarbeta med dem som äger processerna. Men Jane påpekar, vilket är oerhört viktigt, att risken är stor att användarna försvinner ur sikte. De blir en part för mycket i det samarbetet.

Dimension 4: Kontroll och internpolitik

Bara en väg till intranätet, vi äger den. Du måste följa reglerna och får inte leka utanför området.

Att förvalta ett intranät är en förhandling, eller borde vara det. Det behövs kontroll, man behöver ta hänsyn till internpolitik. Men det krävs också flexibilitet och sunt förnuft.

Jane återkommer till sin undersökning som visar, tycker hon, att intranätförvaltning är ett svagt område. Bara 35 procent har till exempel en styrkommitté som kan ta strategisk beslut. Bara drygt varannan chef är ansvarig för det intranätinnehåll som faktiskt tillhör chefens ansvarsområde.

Dimension 5: Befria intranätet

Ett nytt sätt att förhålla sig (”walk and talk”). Genvägar, ta sig fram bästa vägen. Tillsammans!

Så kommer de sociala medierna, mobilitet och de nyare aspekterna in i bilden. Men det är faktiskt endast 10 procent som har optimerat sina intranät för mobil tillgång och 40 procent — alldeles för lågt, tycker jag — som ger tillgång till sina intranät hemifrån.

Sociala användningar då? 45 procent har bloggar och wikis medan bara 20 procent har kommentarer. Här undrar jag om siffrorna är relevanta för svenska förhållanden. Spontant skulle jag säga att skillnaden är mindre. Janes rekommendation är dock viktig: hantera inte sociala medier som något annat än intranätet. De är intranätet, liksom mycket annat.

Dimension 6: Du

Rollen som intranätansvarig förändras när intranätet blir det normala sättet att jobba.

Vissa tror att rollen som ”intranet manager” försvinner. Andra ser den utvecklas till en mer strategisk roll, eller inkorporeras i en generell online-funktion. Ingen vet. Säkert kommer det att variera. Men jag låter ett av Janes sista påstående avsluta. Det säger allt om vad det egentligen handlar om — ett påstående som du vet att jag skriver under med alla pennor jag har.

Helping people do their jobs. NOW.

Jag håller med Janus om samtliga av de fem utvecklingsspår han pekar på:

• Mätning
• Mobilitet
• Socialt
• Uppgiftsfokuserat
• Användbarhet

Själv är jag en stor del av min arbetstid engagerad för att skapa mer uppgiftsfokuserade intranät (genom mitt samarbete med Gerry McGovern).

Men det som slår mig är hur otrendiga trenderna egentligen är. Möjligen undantaget mobilitet och socialt, som kanske har en viss glamour kring sig. Annars handlar det om grunderna. Om att få jobbet gjort.

Vad skönt om vi äntligen hamnar där.

Vad får en publicist att känna sig nöjd? Säkert mycket men garanterat publiceringen i sig. Jobbet är gjort när innehållet är ”utlagt”, det vill säga publicerat.

Problemet är att ingenting är uppnått på ett intranät för att saker och ting ligger där. Inget är uppnått ens när innehållet konsumeras. Verklig nytta uppstår först när innehållet gett de önskade effekterna. Intranätteamet kan därmed göra större nytta under en arbetsdag genom att ta bort, minska eller ändra innehåll än vad de gör genom att publicera.

Detta brukar jag tjata om så fort jag får chansen. Tar tillfället i akt och gör det även idag när Step Two Designs skriver om åtta vanliga misstag i arbetet med intranät. Alla åtta misstagen är intressanta att diskutera men jag fortsätter med publiceringstanken.

This ‘publisher-centric’ approach to intranets is widespread and corrosive. It means that staff have to know who owns the content before they can find it, one of the most common frustrations for users, particularly in large and complex organisations.

Precis så ser det ju faktiskt ut på många intranät. Det är redaktörernas ansvarsområden som bestämmer intranätets struktur, inte medarbetarnas behov. Galet förstås. Och lösningen är åtminstone principiellt väldigt enkel. Jag kan bara hålla med om Step Two Designs slutsats.

The challenge for intranet designers is to move the site towards a ‘user-centric’ approach, where content and functionality is delivered in a way that will be easily understood by staff. This requires a clear vision, excellent training and support for content owners, and ongoing change management.

Förra sommaren skrev jag om Open Atrium, ett open source-alternativ just för intranät. Nu börjar det också dyka upp exempel på intranät som faktiskt byggts med detta Drupal-baserade system. Starka är ett sådant exempel:

Utöver installation & konfiguration av Drupal & Open Atrium, har anpassningar gjorts för att koppla administratörer av systemet mot Microsoft’s Active Directory och hantera fritextsökningar i bifogade PDF-dokument.

För bara några dagar sedan fick jag frågan från en teknikleverantör vilken den vanligaste intranätplattformen är. Jag gissade (för jag håller egentligen inte koll) att Sharepoint som grund och Episerver som redaktörsgränssnitt är så nära formulär 1A man kan komma just nu.

Utan att varken vilja eller kunna avgöra om Open Atrium egentligen tävlar i samma klass konstaterar jag att det är både kul och viktigt med alternativ.

Att jag sedan blir lite bekymrad över att viktig dokumentation samlats i ”böcker” hos Starka är en helt annan sak. När ska vi för gott göra av oss med den gamla metaforen…? Personalhandboken stod i bokhyllan och har väldigt sällan något på intranätet att göra.

I två meningar fångar Janus lika många sanningar. Varje intranätansvarig — och för den delen också webbansvarig — måste förstå hur sant detta är.

It seems to me that the solution is not to hope vendors will suddenly change and prioritize the user experience. Rather, if intranet managers became better at spending time away from their desk, so they could meet with their users and learn from their requirements.

International Intranet Day kan bli intressant. Inte bara för att jag ska prata där utan för att dagen har ett starkt fokus på att verkligen lära av andra.

Så här beskriver arrangörerna dagen.

Highlights from the programme include:

• Two expert presentations from British senior analyst Mike Davis from Ovum and Swedish intranet expert Fredrik Wackaa.
• Cases and live demos from 10 different European organisations, including COWI, Erste Bank Group and Novozymes.
• Roundtables with opportunity to discuss your own experiences with experts and peers in small groups around topics such as content, strategy, collaboration and social media, portals and SharePoint for intranets.

Om du vill anmäla dig får du 15 % rabatt genom att ange ”wackaa” i rutan för Coupon Code på anmälningssidan.

Magnus Bråth tar upp den intressanta frågan om sökmotoroptimering för intranät (eller sökoptimering, som jag tycker är ett bättre ord). Tre av hans tips är grundläggande och bra: skriv bra titlar, bra rubriker och var beredd på att göra manuella förändringar av sökresultat om det behövs.

Särskilt det sistnämnda tipset är viktigt att understryka. Redaktionella tips — ”best bets” — är en metod som är klockren på intranät. Inte sällan finns det mycket information om det som är extra viktigt för organisationen. Produktinformation är ett typiskt exempel. Och i just situationer med mycket likartad information är livet svårast för en sökmotor. Just då kan också ett enkelt tips om den bästa sidan att utgå från vara djupt värdefullt.

Däremot är jag mindre övertygad om Magnus tips att tagga bilder. Jag skulle i stället peka på vikten av metataggen ”keywords”, det vill säga det dolda innehåll som Google tar liten eller ingen hänsyn till externt. Internt är sökmotorerna i princip alltid konfigurerade för att lägga relativt stor vikt vid innehållet i denna tagg — vid ”sökorden” som det brukar kallas.

Dessutom vill jag lägga till två ytterligare punkter:

• Viljan att bli hittad: Titta på snart sagt vilken Google-sökning som helst. Den kommer att toppas av sajter som vill vara där. Som (mer eller mindre) har ansträngt sig för att hamna där. Fråga dig sedan hur många gånger en lokal intranätredaktör frågat ”hur ska jag göra för att komma högre i intranätets sökmotor”? Det krävs alltså ett fokus på sökningar internt. Redaktörer som tänker på sina läsare, som funderar över ordval… allt det som ligger till grund för att exempelvis kunna skriva en bra titel.
• Rätt tekniska förutsättningar: Tråkigt, jag vet, men denna svårighet går inte att bortse från. Vad är intranätet? Är det innehållet i publiceringsverktyget? På filservern? I SharePoint-installationen? I SAP? I projektplatsen? All of the above? Allt för ofta är det vattentäta skott mellan dessa informationskällor/-typer, vilket i hög grad bidrar till känslan att ”på intranätet går det aldrig att hitta något”.

Mark Morrell står för reflektionen:

Well there are some improvements which are a matter of opinion.  What is usable to one person maybe very unusable to another.  They are subjective.

But accessibility is NOT subjective.  Either a site is accessible or not.  Also in most countries there is a legal requirement for web services (this includes intranets) to be accessible.

Egentligen är detta uppåt väggarna. Särskilt eftersom det inte finns någon garanti för att tillgänglighet och användbarhet i alla lägen ställer samma krav. En sajt, tjänst eller sida kan vara tillgänglig utan att vara användbar.

Men visst — det är inte teori vi sysslar med. Vi försöker få saker att hända. Rätt saker, helst. Kan ett tillgänglighetsargument göra diskussionen med utvecklare enklare, varför inte?