Dawsons utgångspunkt i 7 Shifts: The Future of Social Media and Internal Communications är logisk och enkel. Organisationer, menar han, når sina mål genom att föra samman många människors talang och energi. Om vi köper det argumentet är det ingen halsbrytande slutsats att organisationer och arbetssätt garanterat kommer att förändras i takt med att möjligheterna till kommunikation förändras.

Dawson har för övrigt haft rätt förr. Som Alex Manchester skriver så förutsåg Dawson redan 2001 att sociala nätverk skulle bli affärskritiska tjänster. Det var det inte många som trodde eller vågade säga då.

Kolla själv Dawsons alla sju punkter. Någon känns kanske lite träig (jag menar, hur många har inte proklamerat e-postens död?) men åtminstone tre av punkterna är högintressanta. Här talar vi verksamhetsnytta och verksamhetsutveckling på riktigt.

Social search will drive value: The promise of social search will finally bear fruit, with for once enterprise technology moving ahead of consumer tech.

Network analysis will drive performance: For sophisticated organisations, social network analysis is the tool that offers the greatest insights into which interventions will best drive increased performance.

Work will transcend organisational boundaries: As companies virtualise, using workers and contractors around the world, work processes will be designed to be used equally well by people both inside and outside the organisation.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Så ser ett snyggt intranät ut

Går det att säga? Nja, men James Robertson diskuterar och exemplifierar.

Fundamentally, this is about trust. Staff need have confidence that the intranet will provide them with accurate and up-to-date information. An old, ugly and dated site sends the opposite message, that the intranet is uncared for and under-resourced.

Slaget står mellan kommunikation och nyttigheter

Det påstår i varje fall denna bloggare. Jag håller inte med. Ett intranät ska per definition leverera nytta — och det gäller också ”kommunikationen”, det vill säga det som kommunikationsavdelningen betraktar som sitt ansvar. Konflikten finns alltså inte. Nyheterna ska också hjälpa mig göra mitt jobb (detta kan i sig vara ett problem, men det är en annan diskussion).

…I’ve seen a quiet war waging between communicators and employees.  Communicators passionately want to share breaking news, org changes, evergreen stories and the not so timely letter from the CEO.  Employees want to get their hands on the ever elusive employee policies, org charts, and all of the tools that will help them be good company citizens while allowing them to focus on the job they’ve been hired to do.

Nio tips för bättre massmejl

Fast egentligen borde vi väl inte fundera på hur massmejlen ska bli bättre? Vi borde försöka bli av med dem. Dock, så länge de finns är det inte fel att de följer lite grundläggande vett och etikett.

Migrera till SharePoint — en berättelse ur verkligheten

Vare sig de vill eller inte så står många inför en flytt till SharePoint. Då kan det vara värt att följa denna användbarhetsexperts resa genom just ett sådant projekt.

Successful change requires vision, skills, incentives, resources, and an action plan… If your migration plan for SharePoint is missing any of these concepts, you can expect a less-than-ideal project experience.

Lång eller kort startsida på intranätet?

Under sommaren har en liten diskussion uppstått kring om medarbetarna ska behöva scrolla på intranätets startsida. Nej, det är inte år 2001 igen… Jag tycker att svaret är givet. Det beror som alltid på behoven. Men James Robertson (tar karlen aldrig semester?) skriver om saken och bjuder på ett påstående som jag bara måste få citera.

There are plenty of statements made about design and usability. The simpler they are, the more likely they are to be wrong.

Hear, hear.

Gör något bra av intranätets fåfänge-sidor

”Vanity pages” är inget etablerat begrepp. Men om du nånsin surfat på ett intranät har du sett dem. Du vet, sidorna vars enda syfte är att säga att en avdelning finns. Och gärna dessutom på bild visa hur glada alla som jobbar där är. Jane McConnell tittar närmare på dessa sidor och avskriver dem faktiskt inte helt. Hon ger i stället…

…3 tips for how to transform vanity pages into a starting point for a user-logical structure for the intranet.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Ibland känner jag för att nyansera diskussionen och Enterprise 2.0 är ett område där eventuella negativa konsekvenser hittills fått ganska lite uppmärksamhet.

Visst, informationsdirektörens eller andra ledares påstådda rädsla för att ”mista kontrollen” nämns ibland. Men det är ju inget problem i sig utan bara en attitydfråga (och jag tror dessutom att den rädslan snabbt blir mindre och mindre).

Computerworld skriver däremot om den verkligt mörka sidan av Enterprise 2.0. De tar upp en del (trots allt kända) orosmoln. För lite tid att tänka, koppla av när vi hela tiden ska vara på och engagerade är ett. Risken att känna sig isolerad när allt fler samarbeten och kontakter sker online i stället för vid fysiska möten är ett annat orosmoln.

Risken med självutnämnda experter

Mest intressant tycker jag att deras tredje farhåga är. Jag har själv mött frågeställningen och jag är inte säker på att det — ännu — finns något bra svar på den: Hur säkerställer man att det är rätt människor som engagerar sig, som hörs och blir tongivande?

”The real experts might not be doing all the talking in these communities,” [...] ”The experts might want to be working in their labs or working with customers, and they aren’t posting all the time. Just because someone is posting doesn’t mean they’re an expert and everyone should be taking their advice.”

Den sociala kontrollen. Massans visdom kanske. Svaret ligger där någonstans. Men klockrent är det inte och detta är något vi behöver hitta mönster kring för att få rätt.

En dos positivism

Jag gillar ju Enterprise 2.0. Så låt mig inte lämna dig här med bara en massa mörka nyanser. Du får en rejäl portion ljusa bilder när du läser Oscar Bergs sammanställning av slogans för Enterprise 2.0.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Teoretiskt är självbetjäningsmiljöer rätt enkla. De briljerar på uppgifter med hög volym och låg komplexitet. Dess raka motsats är uppgifter som är svåra att genomföra utan stöd och som dessutom inte genomförs särskilt ofta. Sådana hanteras med fördel manuellt.

Inga konstigheter.

Problemet uppstår när det i organisationen sprider sig en känsla av att intranätet ska vara… ja, allt. Allt ska finnas där. Allt ska göras där. Speciellt om det finns, eller någon erbjuder, ett verktyg för det. CMS Watch höjer ett varningens finger som jag gärna vidarebefordrar.

For IT professionals it is taken as a matter of faith that automation improves efficiency, that making paper based documents and processes electronic is, in and of itself, a default benefit.  But experience in the real world paints a more mixed and problematic picture.

Kärnan i diskussionen är inte huruvida något går att göra. Det allra mesta går att erbjuda automatiserande verktyg för. Kärnan är huruvida det faktiskt lönar sig. Och som intresserad av redaktörskapets förutsättningar på intranät kan jag inte låta bli att dra diskussionen utanför de verktygsstödda processerna.

Exakt samma diskussion är nämligen giltig också för ”bara” innehåll. Du ska inte publicera allt, bara för att det är busenkelt att skapa en ny sida. Det finns innehåll som kräver så mycket av mottagaren att hon är chanslös i en självbetjäningsmiljö. Hon kommer aldrig att klara sin uppgift utan att också fråga någon.

Då är det inte självbetjäning. Då passar det inte på intranätet. Då stör det bara de processer där intranätet verkligen kan ha betydelse.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Positionsbaserade tjänster (Location Based Services) är konceptuellt enkla. Din telefon vet ganska exakt var du är. Alltså kan du få budskap baserade på din position eller leta efter service där du är. Du kan också berätta var du är med en knapptryckning på mobilen, det vill säga det som kallas ”checka in” på en plats.

Tjänsterna har funnits ett tag och fått engagerade anhängare och en del kanske oväntade möjligheter.

Detta fick mig att tänka på alla de workshops jag haft kring intranät där någon sagt ”det skulle vara bra att kunna se vem som besöker kontoret idag”. Så gott som alltid slås tanken ner av en kollega som säger ”ja, och vem skulle sköta det?”. Invändningen är relevant. Affärs- eller verksamhetsnyttan är inte så uppenbar att man kan be en receptionist ägna flera timmar om dagen åt sådana uppdateringar.

Men om man flyttade över Foursquare/Gowalla(-liknande tjänster) till intranätet? På samma sätt som Twitter födde Yammer? Känner du kanske till någon som redan gjort det?

Jag säger inte att det vore enkelt. Det finns en del parametrar att ta ställning till.

• Ska alla besökare kunna checka in eller bara sådana som jobbar på företaget?
• Bygga en egen applikation eller på något smart sätt utnyttja de tjänster som finns?
• Räcker positioneringen internt eller finns det ett djupare informationsbehov? Skulle en positionering funka för sig själv eller kräva kommunikationsmöjligheter, exempelvis en mikroblogg?

Och framförallt – vad skulle nyttan vara? Jag har inte svaret. Men behovet uttrycks onekligen. Och finns det ett behov som är ekonomiskt försvarbart att möta uppstår inte sällan oväntade användningsområden.

Tänk dig ett produktutvecklingsmöte på ett svenskt HQ för ett globalt företag. Diskussionen kommer in på något som alla närvarande är osäkra på och som därför måste testas mot fokusgrupper i Sydamerika. Samtidigt är en trainee från Chile-kontoret på plats, visar det sig, och ett snabbt möte ger djupare kunskap och en bättre upplagd fokusgrupp. Eller så får jag äntligen chans att säga hej till den där kollegan som jag mejlat med i några år. Eller…

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Det är ett citat av koncernchefen Alf Göransson i CS Jobb som får mig att studsa till:

”Intranät tenderar att snabbt föråldras – men med vår nya struktur hålls informationen levande.”

Nu känner jag inte Alf. Jag vet inte om han faktiskt sagt så och det kan lika gärna vara en okunnig reporter på Computer Sweden som putsat till slutcitatet. Men inställningen är inte unik, därför är den intressant. Senast i förra veckan besökte jag ett stort företag där intranätprojektet utsattes för samma typ av påstående — ”gör vi allt socialt blir allt bra” ungefär.

Om vi börjar med citatet ovan är det en klassisk sammanblandning av äpplen och päron.

Intranät blir inte föråldrade för att de är intranät. De faller samman för att det saknas styrning, ledning och en fungerande livscykel för innehållet. Och sociala intranät blir inte levande bara för att de är sociala utan om de lyckas skapa engagemang. Observera ordet ”om” i förra meningen. Om de lyckas skapa engagemang, inte för att de lyckas skapa engagemang. För det gör de inte alltid — och det är framförallt en kulturfråga.

I ett större perspektiv handlar den här typen av uttryck, som hos företaget jag besökte, om en oförmåga att skilja på olika typer av innehåll. Mark Morrell har sammanfattat det bra. För BTs del arbetar han med fyra olika typer. Fyra slags innehåll som alla kan behövas, som alla kan tillföra värde och som alla kräver olika riktlinjer och förhållningssätt.

• Formellt innehåll
• Gruppinnehåll
• Massans innehåll (”crowd”)
• Personligt innehåll

Inget företag skulle vilja avstå från att publicera interna nyheter från ledningen. Det är formellt innehåll, typiskt för det traditionella intranätet. Till det kan vi lägga personligt innehåll, det vill säga kommentarer, men vi skulle aldrig klara oss med bara kommentarer.

Det är superbra om alla anställda får bidra till affärsutvecklingen i en jam-session, vilket är ett exempel på bland annat massans innehåll. Men vi skulle aldrig låta alla peta i formellt innehåll som affärsplanen.

Beslutad kvalitetscertifierande dokumentation och policies är affärskritiska. Dem kastar vi inte in för torktumling i en projektplats. Däremot kan arbetet med att leva upp till dem stödjas av till exempel en hållbarhetsblogg. Och så vidare.

Det är inte antingen eller. Det traditionella intranätet räcker inte till. Men det sociala intranätet räcker inte heller till. Den som använder rätt angreppssätt för varje syfte är den som bygger framtidens intranät.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Detta är åtminstone slutsatsen som forskaren och konsulten Martin Böhringer drar, efter att 2008 ha skrivit en av de första vetenskapliga betraktelserna av fenomenet mikrobloggar och därefter arbetat med företag som infört detta enkla informations- och dialogstöd.

Böhringer har sett två företag där mikrobloggen i princip ersatt e-post. De korta uppdateringarna har där blivit en central informationskälla och bidragit till att skapa öppenhet och uppmärksamhet. Men har har också sett ett företag där folk vägrar att skriva själv. De läser några få entusiasters uppdateringar men tillför inget. Hans poäng är att det också är ok.

…this is also a valid and perhaps good outcome of a microblogging project. You cannot force users to adopt microblogging in a certain way. Therefore, introducing microblogging to an organisation has to be seen as an infrastructure project like installing phones and email.

Idag är det ju många som twittrar på webben (nåja, så många är det inte men ändå) och det är lätt att spontant överföra det vi ser där till intern användning. Men det tycks Böhringers erfarenheter — och andra fallstudier — tala emot.

…organisational usage of Twitter-like tools is different from its public examples. People concentrate on work, coffee-tweets are seldom. Trust is very important as are rights management, ease of use and management support. People use more formal language to what they would use on Twitter and focus on ”their” topics.

Det vi än så länge sett, dock, är väldigt basal användning. Och frågan är om mikrobloggarna kommer att utvecklas, stagnera eller ens överleva? Jag delar Böhringers uppfattning att mikrobloggarna i sig, eller dagens lösningar, kanske försvinner — men de har infört viktiga beståndsdelar på arbetsplatserna.

What we can say for sure is that principles introduced by microblogging will move into existing information systems. Following/unfollowing, hashtags and status updates will be an important part of our expectations towards new social software, whether the future will call it microblogging, activity streams, feeds or something else.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

I den nyutkomna Web Site Migration Handbook (gratis) går David Hobbs genom hela processen att flytta en sajt till en ny plattform eller version. Jag har framförallt läst avsnittet om innehållsmigrering — och det slår fast många betydelsefulla sanningar.

Hobbs rekommendation utgår från innehållsinventeringen, det uppenbara och enda sättet att starta en migrering. Med inventeringen som grund kan du nämligen bryta ned innehållet i lämpliga delar och, som Hobbs säger, ta bort innehåll med hjälp av en ROT-analys. Översatt innebär analysen att du identifierar onödigt, trivialt eller ej uppdaterat innehåll.

Detta steg går inte att poängtera starkt nog. Här avgörs menar jag om migreringen lyckas eller inte. (Skit in, skit ut… du vet.)

Mer praktiskt handlar det om att sätta upp regler, skriver Hobbs och det är ett mycket bra sätt att uttrycka det. Hitta mönster som du kan använda. Det kan vara innehållets ålder, hur det används, vilket engagemang det väcker, vilken typ av innehåll det är. Syftet är att avgöra vad som kan flyttas automatiskt respektive manuellt — och faktiskt också påbörja identifieringen av vad som behöver skrivas nytt.

Bra tips. Men det viktigaste tipset får vi via nedanstående illustration ur migreringsboken. Ingenting är helt automatiskt. Självklart ska vi göra allt vi kan för att slippa klipp-och-klistra. Men allt kräver en redaktionell insats, om inget annat en manuell kvalitetssäkring (QA). Det är en insikt som är långt ifrån så självklar som den borde vara.

Processen för att migrera innehåll (Ur Web Site Migration Handbook)

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Martin White beskriver ett företag som tänker skaffa sig ”Enterprise search” — en (1) sökmotor för all intern information — för 70.000 anställda. Och detta utan att ens tänka på att någon måste göra jobbet.

..to review the search logs, tweak the relevance engine, work with the site managers to revise the information architecture to give users the best blend of search and navigation, and do all the training and support work that 70,000 users are going to generate.

Martins rekommendation är att minst två heltidstjänster krävs för att få sökmotorn att fungera i en stor organisation. Oavsett hur teknologiskt avancerad sökfunktionen är.

Ett företag jag haft förmånen att följa kan bekräfta detta. Men de gjorde tvärtom. De struntade i att skaffa sig ny teknik och började i stället jobba med sökkvaliteten. På kort tid gick de från 28 % framgångsrika sökningar till över 50 %.

En kund till mig sa faktiskt för ett tag sedan att det är helt ointressant vilken sökmotor man väljer. De är i princip lika bra. Allt handlar egentligen om hur de tillåter administratörerna att arbeta med rankning och presentation. Nu gällde detta visserligen inte vilka sökmotorer som helst. Många av dem som kommer med CMS-verktyg är riktigt usla.

Men bortsett från sökmarknadens bottenträsk är det kanske ingen större teknisk skillnad. Det betyder att allt är upp till dig som arbetar med sajten. Bra eller dåligt? Bra, skulle jag säga, men jag är inte säker på att alla håller med. Många vill kunna köpa kvalitet.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

I förra veckan fick jag en kort visning av ett stort svenskt intranät. Redan vid en första anblick syntes något som är ganska ovanligt. Vissa nyheter skiljde sig nämligen delvis från de andra i den traditionella rubriklistningen. De var visuellt markerade och hade en etikett: ”Agera”.

Nyheter är inte "same, same". De kräver olika mycket. Kanske ska det synas?

Vad etiketten betyder förstår nog vi alla intuitivt, vilket är en del av poängen. I dessa nyheter finns det alltså något som kräver en åtgärd från läsarens sida — dags att godkänna semesterönskemål, attestera fakturor, planera utvecklingssamtal med chefen, uppdatera mina personliga uppgifter, bidra till en innovationstävling…

Etiketten och markören hade använts på en del av intranätet och blivit så framgångsrik — definierat som att fler gjorde vad de borde — att principen nu ska användas på fler delar.

Det kan tyckas vara en rätt obetydligt detalj men jag tycker att markeringen är intressant. För det första samspelar den väldigt väl med det slags miljö ett intranät är. En plats där vi utför saker.

För det andra visar det vikten av extrem tydlighet i den slags läsesituationer som vi ser på intranät. Vi har människor som ständigt återkommer, de kan miljön, de vill snabbt få hjälp med det som just nu är aktuellt för dem. Där kan nyheter mycket väl sorteras bort, särskilt om vi talar om stora intranät med flera olika nyhetslistningar (koncern, affärsområde, bolag, ämnen och så vidare).

Ett motargument skulle kunna vara att markeringen blir ett alibi för något som egentligen är ett dåligt redaktörskap. Det ska ju framgå av rubriken hur viktig nyheten är för mig, eller…? I teorin, ja. Men det är inte lätt att alltid skriva sådana rubriker och dessutom förutsätter teorin att rubriken alls blir läst. Och det kan vi inte alltid lita på.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.