Tidningen Chef beskriver den doktorsavhandling som Arie Riabacke skrivit om beslutsfattande och forskaren själv säger:

Den mänskliga förmågan att fatta vettiga beslut är ganska begränsad. Vi har svårt att hantera stora mängder information och har känslomässiga hang-ups på vissa saker. Vi är människor, helt enkelt.

Jag kan inte låta bli att koppla detta till min egen värld, det vill säga utveckling av webb och intranät, även om avhandlingen handlar om beslutsfattande generellt. Diskrepansen blir så tydlig för oss.

• Vi har till exempel i flera år vetat att intranätets absolut viktigaste uppgift är att erbjuda ett bra sätt att hitta och få kontakt med kollegor. Det är självklart inte allt ett intranät ska göra men det ska åtminstone göra just detta bra. Ändå är det klart vanligare att personsöket har avgörande brister än att det fungerar smärtfritt och enkelt.
• Vi har länge vetat att högerkolumnen är svag — ändå lägger vi viktiga grejer där.
• Vi vet att intranätet borde vara ett arbetsstöd och inte bara en informationskanal — ändå är sannolikheten stor att mycket av den tid som ägnas åt intranätet ägnas åt nyheterna.
• Vi vet att kunder struntar i hur vi är organiserade — ändå tvingar vi dem igenom en organisatorisk navigation. (Nåja, här har många trots allt bytt strategi).

Du kan säkert komma på fler exempel. Varför det blivit så här vet jag givetvis inte bortsett från den allmänmänskliga oförmågan. Men jag vet att vi har bättre möjligheter än de flesta andra beslutsfattare att hitta rätt väg. Vilka behov människor har kan du ta reda på, kvantitativt och säkerställt. Vad som fungerar eller inte fungerar på en sida kan mäta, på ett otal olika sätt. Var tiden bör läggas kan du någorlunda enkelt göra en trovärdig beräkning på.

Den som sköter webb och intranät har eller kan skaffa sig fakta som andra beslutsfattare bara kan drömma om.

Sen måste vi ju också ta ut svängarna. Vi måste våga och testa. Men gör det på rätt nivå. Chansa inte på en cool, interaktiv lunchmeny med möjlighet att rejta och spara recept när folk sliter håret för att hitta rätt mallar. Använd i stället all din kreativitet och magkänsla för att skapa världens bästa mallservice.

Tipstack till Helen Bolander!

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Jane McConnell lyfter fram 10 omständigheter specifikt ur undersökningen. Föga förvånande — med tanke på diskussionen kring intranät under 2011 — handlar många om det sociala intranätet.

Social collaboration experimentation is continuing but enterprise-wide deployment has not increased over the last 12 months. (…)

Benefits observed from social and collaborative initiatives remain anecdotal and qualitative. (…)

New concerns emerge as organizations gain experience: re-creation of organizational silos on new social platforms, digital native versus digital migrant cultures, and language issues in multi-language global companies.

Flera riktigt positiva saker finns dock att notera också. Två stycken framstår för mig som särskilt viktiga.

An increasing number of organizations are using the intranet or digital workplace to support customer-facing staff.

Bra! Intranätet har givetvis ett stort jobb att göra internt men affärskritiskt, och superintressant för ledningen, blir intranätet först när det direkt stödjer affären.

The major evolution in governance is the emergence of the “digital board“, a body responsible for high-level, strategic decision-making for both internal and external channels.

Jag är inte lika övertygad som Jane om att det alltid är en fördel att styra intranät, webbplats och sociala medier på samma sätt och med samma människor. Intranätet har så många avgörande intressenter som ärligt talat är ganska oviktiga för de andra kanalerna. Men strunt samma. Besluts-/styrgruppen är i princip helt rätt tänkt.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

J. Boye beskriver bankens projekt och belyser också bra vad ”Responsive web design”, RWD, är. Med cirka två års historia som begrepp är det naturligtvis inte helt nytt men jag har bara det senaste halvåret märkt hur RWD snabbt blivit en allt mer given diskussion i förstudie- och utvecklingsprojekt — både för webbplatser och intranät.

Principen är enkel. Med utgångspunkt från en grunddesign ompositioneras och förändras en sidas element i takt med att fönsterstorleken ändras. Det innehåll som via datorn är i en högerkolumn kan på en mobil hamna nedanför en mittkolumn. Stora bilder minskas, och så vidare.

För dig som webbredaktör eller informationschef får detta direkta konsekvenser. Den uppenbara fördelen är att ni slipper fundera på och hantera i värsta fall flera separata sajter för olika apparater. Samtidigt ställer det krav. Där vi i många fall tidigare har kunnat komma undan med lite halvt genomförd prioritering (eftersom det ”syns bra om det ligger på förstasidan”) blir det nu en mycket spetsigare fråga: Vilken ska den exakta ordningen på startsidans kanske 12 element vara?

Exemplet med Jyske Bank är inte en komplett genomgång av den och andra frågor som dyker upp. Men om du inte stött på diskussionen tidigare är det en bra första inblick kring något som kommer att beröra dig.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Lika regelbunden som Nielsens rapport är min invändning. Så låt mig inte upprepa mig allt för mycket — men Nielsen har förstås ingen aning om vilka de bästa intranäten är. Han utser vinnare baserat på vad de som vill vara med i tävlingen skickar in. Metodologiskt finns det alltså mycket att önska.

Men strunt samma. Slutsatserna kan vara tankeväckande ändå. Här ett urval som jag tycker är relevanta sett till de företag och organisationer jag brukar träffa.

Although our winning organizations have an average of about 20,000 employees, the average intranet team size grew to 15 people — slightly less than 1 intranet specialist per thousand employees.

(…)

Organizations with compartmentalized content run the risk of having duplicate, outdated, or incorrect information that’s not included in the intranet-wide search or in the main IA. In other words, information is nearly impossible to find.

(…)

This year’s winners were very strongly focused on content quality early on and throughout the design process. They understood that training content managers later in the process is costly and results in more time spent on fixing problems than on writing.

(…)

Today’s great intranets make it quick and easy for users to access information about their colleagues.

(…)

Today’s business leaders have emerged from their executive suites and plunged into the information-sharing world, and they have adapted well. They are blogging, soliciting questions in public forums, and answering those questions.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Det här ska du inte ta med en nypa salt, utan med ett par deciliter. Men lite kul är det. Amplicate försöker förstå och kategorisera vad människor säger på Twitter och Facebook i olika ämnen. Allt med syftet att mäta hur mycket kärlek eller hat något möts av i de spontana utrop (utbrott?) som uppdateringarna är.

Och med intranät är saken enkel. Långt fler hatar intranät än älskar intranät.

Personligen tycker jag att tolkningen är enkel. Den som älskar sitt intranät utmärks av gedigen effektivitetskänsla, rejält fokus på produktivitet och ett sinne för kvalitet. Den har med andra ord inte tid att sitta och gnälla på Twitter…

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Det finns många sätt att få ledningen med sig. Och det behövs. Där marknadskommunikation ofta(re) är intuitivt intressant kan den interna kommunikationen betraktas med större skepsis.

Av de olika sätt som Liam FitzPatrick beskriver — och där flera är rätt uppenbara — skriver jag framförallt under på punkten om data. Data, data, data.

When it comes to employee engagement, everyone is an expert – or thinks they are.  But when there’s someone in the room with real data – not just the benefit of a chat with Frank in the car park – they tend to get listened to.

Time invested in getting current and good quality feedback is never wasted…and when you’re the bringer of truth, there’s the opportunity to suggest where improvements can be made.

Det här ligger rätt nära en av mina mer grundläggande slutsatser kring internkommunikation och, inte minst, intranät. De mysiga dagarna är över. Det är inte ok att bara göra ett innehållsmässigt bra jobb längre. Vi måste göra ett jobb med bevisat rätt effekter.

Det kan vara svårt. Kanske ovant. Men väldigt mycket mer belönande.

Så omfamna Excel med glädje

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

UX-experten Jared Spool sätter ord på något som jag också upplevt många gånger. När en sida, eller en hel sajt, inte fungerar tycks den mänskliga reaktionen vara att antingen klaga på designen eller sökmotorn. Det får vi ha respekt för. Men vi måste också förstå att vi inte löser problemet genom att designa om sidan (eller köpa en ny sökmotor):

Clutter is what happens when we fill a page with things the user doesn’t care about. Replace the useless stuff with links, copy, and content the users really want, and the page suddenly becomes uncluttered.

Det är för övrigt av just denna anledning som jag alltid hävdar att sajtenkäter som frågar människor om design, användarvänlighet eller struktur är fel ute. De frågar om saker som människor varken kan, eller borde kunna, förhålla sig till. För det vi märker av en sida med dåligt uppgiftsfokus är att den är… rörig.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Nu kan ju vem som helst tycka vad som helst — men det är ett väl underbyggt resonemang vi hittar i Getting line managers to communicate. Och skribenten är inte negativ till chefens kommunikativa roll generellt, inte alls. Det finns faktiskt flera tips i artikeln som handlar om hur du stödjer en mellanchef på bästa sätt.

Nej, poängen är att den övertro på mellanchefernas betydelse som finns hos många(?) får sig en rejäl törn. Gör upp, uppmanar artikeln, med två seglivade myter:

• Myth No 1 – Line Managers are the best channel of communication
• Myth No 2 – They need to be told exactly what to say

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

Malmö stad är en stor och komplex organisation. Dels är de 20.000 anställda, dels har de som alla kommuner verksamheter av många och totalt olika slag.

Men genom en ganska simpel tanke har staden — trots att systemet egentligen inte vet någonting om vem den enskilde är — lyckats nå en hög grad av individuell anpassning. 80 % har valt vilken förvaltning de arbetar i, 60 % har valt arbetsfält (vilket är en typ av rollanpassning).

Det är också detta Malmö stad fått pris för. Juryn skriver bland annat i motiveringen att detta ”visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.”

Gemenskaper styr användningen

Jag mejlade Jesper Bylund, som är huvudredaktör för Komin, för att höra mer om lösningen och hur den uppstod.

Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”. Gemenskaper som är generella för en Malmö stad-medarbetare är ”Vår kommun” (gemensamt för 20.000 anställda), ”Min förvaltning” (det som gäller bara för den egna förvaltningen), ”Mitt arbetsfält” (expertstöd när du arbetar i din yrkesroll), berättar han.

Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan. Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser, skriver Jesper Bylund.

Förändringen har skapat mer intresse. Trafiken till både förvaltningar och arbetsfält har ökat (sen är det ju en av mina käpphästar att trafik inte är positivt i sig utan bara utgör en potential).

Fler flikar — ännu närmare medarbetaren

Jag tycker det är kul att Malmö uppmärksammas. Så ett stort grattis till Jesper och de många andra som bidrar till Komin. Vad är nästa steg?

Det är superkul att ha fått det här priset och jag ser det som det bästa som hänt mig i yrkeslivet (15 år)! Sedan är det ju lite halvnördigt också, jag tror inte mer än kanske max 500 i Sverige förstår vad det handlar om eller bryr sig. Men det är ett konkret kvitto på att vi tänker rätt i vårt centrala intranätteam och det ger oss bra fart framåt i organisationen.

I vinter ska vi förhoppningsvis bygga och lansera två flikar till: ”Min egen sida” och ”Min arbetsplats”. Den första är en personlig mashupsida som plockar ihop nyhetsflöden och annat bra från olika håll. Den andra fliken är i princip ett enkelt arbetsrum för en linjechef och dennes anställda. Båda flikarna stöder den anställdes behov av gemenskaper i arbetsdagen, säger Jesper Bylund.

I transparensens namn: Malmö stad är en kund till mig. Jag har inte varit inblandad i arbetet med fliksystemet utan arbetar med att vässa några arbetsfält och göra dem än mer behovsstyrda.

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.

”Content curation” innebär att någon tar ansvaret att hitta, filtrera och dela innehåll med andra — på ett sätt som gör det relevant och intressant (i kontext). Det vill säga det som jag redan i Webbredaktörens handbok för några år sedan kallade ”Redaktören som guide”.

Tanken är given. Ju mer som produceras, desto större är risken att en medarbetare missar värdefullt innehåll. Att starta ett socialt intranät utan att tänka på denna form av redaktörskap är, kort sagt, fel. Men som Holtz påpekar kan guiden ha en roll redan i ett socialt intranäts allra första skede. Det är kanske med vägvisandet det ska börja, med någon som skapar sammanhang i informationsflödet (socialt eller inte).

Inside the enterprise, on the intranet, employees are demanding and want and need work information fast, and are easily frustrated by antiquated information architecture and search engines.

“Companies have to think like publishers,” says Shel. “Using search as the most available means of finding information is becoming dicey. What we can do by curating content in the enterprise is to become that “corporate guide in helping people find good information.”

Lite i förbigående: Språkrådet sa i mars, om än skeptiskt, att det är ok att säga ”kuratera innehåll” på svenska. Personligen tycker jag att det låter djupt patetiskt. Så även om jag lär tvingas ge med mig fajtas jag än så länge mot denna språkliga bastard…

En text från Webbrådgivaren Fredrik Wackå. Läs mer om intranät, webbstrategi och webbredaktör.